Zeven tips om je administratie weer op orde te krijgen - Doelen Halen met Dekker

John Dekker - Abcoude

06-15037908 info@dhmd.nl

Zeven tips om je administratie weer op orde te krijgen

Geniet jij ook altijd enorm van het doen van je administratie? Ja? Echt? Dan ben jij serieus een uitzondering! De meeste mensen vinden het namelijk een VRESELIJKE bezigheid. Het hele jaar door vallen er allerlei papieren op je deurmat of verschijnen in je mail. En als je even niet oplet, dan loop je een beetje achter. En als je dan nog even niet oplet, dan loop je ineens een heel stuk achter. Tot het moment dat het je niet meer interesseert.

Laten we daar een eind aan maken!

Uit onderzoek blijkt dat een goed geordende administratie de kans op financiële problemen verkleint. Jij wilt geen problemen, dus vanaf vandaag gaan we iedere twee maanden (of vaker als dat nodig is) werken aan ruimte in je hoofd! En als jij je administratie handig inricht, is dat echt een fluitje van een cent!

Stap 1: De voorbereiding

Als jij je administratie gaat opruimen, dan moet je wel regelen dat je papieren een goede plek kunnen vinden. Dus haal het volgende in huis: minimaal drie ordners, plastic mapjes, een pen, een perforator, een doos voor oud papier, (eventueel) een papierversnipperaar, drie archiefbakjes en een internetverbinding heb je vast wel bij de hand.

Okay: zet nu een lekker muziekje aan, ga lekker zitten, neem een slokje water en adem in! We gaan beginnen!

Wacht even! Heb jij al je losse papieren, ongeopende enveloppen en je huidige systematisch aangelegde administratie al bij elkaar verzameld? Nee? Ontruim je woonkamer, loop door je huis en schraap al je papieren bij elkaar. Gewoonlijk vind je die op het aanrechtblad, op de keukentafel, bij de tv, op je bureau, op de grond, in je slaapkamer, in de auto, op je kantoor, in je tas die je meeneemt naar je werk, bij je schoonouders en misschien heb jij zelf nog lumineuze plekken bedacht om je spullen te ‘bewaren voor later’.
Stap 2: The Big Schift

Als je alles bij elkaar hebt gehamsterd, dan kunnen we beginnen met schiften. Kijk per document of je het wilt houden of niet. Er is een wettelijke bewaartermijn voor veel dingen, dus wellicht dat je daardoor al wat weg kunt doen. Maar je allereerste salarisstrook mag je echt wel bewaren. Of die notarisakte, etc.

Kom je iets tegen dat direct om actie vraagt, stop het dan in een plastic mapje en leg deze op een speciale plek. Als je alles hebt geordend, dan ga je daar mee aan de slag.

Maar bewaar verder alleen de papieren die je nodig hebt. Zou je dezelfde informatie ook op internet kunnen vinden? Dan kun je het waarschijnlijk weggooien. Gooi alle documenten die je niet langer nodig hebt direct in de doos voor oud papier. En de enveloppen waar alles inzit uiteraard ook. Gebruik een papierversnipperaar voor persoonlijke of financiële informatie.

Wedden dat je straks al flink wat ruimte hebt gemaakt in je hoofd met deze actie?

Stap 3: Sort It out!

Je hebt nu alle papieren over waar echt iets mee moet gebeuren. Dus is het logisch om nu wat orde te scheppen in deze papierbrij. Wie een beetje logisch nadenkt komt al snel tot duidelijke categorieën. Je bankpapieren vormen een nieuwe stapel, net als de dingen voor je werk, je verzekeringen, de belastingdienst, alles voor je huis, je hobby’s etc. En wellicht dat je tijdens dit sorteerwerk al tot nieuwe inzichten komt.

Verzamel dingen eerst per bank, per rekening, per verzekeraar, per verzekering, per persoon, etc. En leg alles daarna in chronologische volgorde. Houd je dingen over? Dan is dat de categorie ‘Overig’.

Als je al je papieren op orde hebt, maak dan een index; een lijst van documenten per categorie. Zo heb je een goed overzicht waar alle papieren zich bevinden en kun je documenten makkelijk en snel terugvinden.

Gezamenlijk of persoonlijk?

Het is belangrijk om (als je een huishouden deelt) rekening te houden met het aanleggen van een gezamenlijke administratie. Daar heb je dan beide toegang toe. En houdt wel dezelfde volgorde aan in de verschillende administraties. Dan kun je zaken makkelijker van elkaar overnemen als dat om wat voor reden moet.

Sommige uitgaven of contracten kun je overigens beter gezamenlijk doen. Dat scheelt in de kosten!

Bewaar van je salarisstroken alleen de laatste twee jaar. Voor je jaaropgaven geldt een termijn van vijf jaar. Bewaar je bankafschriften vijf jaar. Bewaar je jaarafrekeningen van gas, stroom en water drie jaar. Bewaar je aangifte en aanslagen van de belastingdienst vijf jaar. Bewaar alleen de laatste polissen van de zorgverzekering, aansprakelijkheidsverzekering particulieren (AVP), inboedelverzekering en de WA- en inzittendenverzekering (als u een auto heeft). Bewaar alles wat met kosten voor vervoer, kinderen en scholing te maken heeft nog vijf jaar.

Stap 4: Maak je spullen vindbaar

Het doel van een administratie is overzicht creëren. Als jij je werk nu goed doet, dan win je straks enorm veel tijd. Daarom was je sorteerwerk ook zo belangrijk. Nu gaan we ervoor zorgen dat jij snel bij de juiste papieren kunt komen. Alles gaat in mappen!

Per map maak je per categorie een duidelijk label aan. Dat kan met speciale inlegvellen. Daarop staat de naam van de categorie. Om te kijken of je je werk goed hebt gedaan geef ik je hier een redelijk complete lijst van onderwerpen waarop je kunt categoriseren:

Werk, Overige inkomsten (subsidies), Woning, Energie, Water, Belastingen, Gemeentelijke lasten, Verzekeringen, Zorg, Kinderopvang, Onderwijs, Vervoer, Internet, TV, Telefoon, Abonnementen, Contributies, Betalen, Sparen, Beleggen, Lenen, Pensioen, Garantiebewijzen.

Maak een volgorde die praktisch is: dingen die je vaak nodig hebt moet je niet achterin de map stoppen. Da’s logisch. Alle zaken waar op korte termijn actie op moet worden ondernomen stop je in plastic mapjes. Leg deze op een plek waar de urgentie van af druipt!

Stap 5: Plak je brievenbus dicht!

Okay: je hebt nu de belangrijkste stappen voor wat betreft je opgeslagen papierbrij doorlopen. Als het goed is heb je nu een enorme stapel oud papier gecreëerd waar heel wat bomen het leven voor hebben gelaten. En je hebt de rest in mappen ondergebracht, met duidelijke tabbladen, zodat je snel toegang hebt tot wat je nodig hebt, als je het nodig hebt.

Nu gaan we ervoor zorgen dat jij het jezelf voor inkomende papieren ook weer makkelijk gaat maken! Weet jij hoeveel troep er binnenkomt bij jou? Nee? Nou, of je het nu wilt of niet: via jouw brievenbus en mailbox komt er een onvoorstelbaar grote hoeveelheid nutteloze SHIT binnen. Sorry voor het taalgebruik. Dus daar gaan we nu wat aan doen.

Zit er een NEE – NEE of NEE – JA sticker op jouw brievenbus? Daarmee houd jij je deurmat al een stuk schoner! Je hebt niks aan reclamefolders waar je nooit naar kijkt. Of aan kranten die je nooit leest (als je er een abonnement voor hebt afgesloten, dan kun je hem vandaag nog opzeggen).

En dan krijg je nog reclame binnen op jouw naam: meld je daarvoor af. Sommige loterijen (ik noem geen namen) vervelen je met grote regelmaat met berichten dat je weer € 10.000 hebt gewonnen (of meer). En tot nu toe is dat nog niet eenmaal de waarheid gebleken. Wel willen ze een abonnement bij je afdwingen. Meld je AF!

The World Wide Web

Je mailbox is ook zo’n plek waar je beter overzicht kunt creëren en flink tijd kunt besparen. Geef jezelf eens twee weken de tijd om alle mail die je niet wilt hebben voor eens en voor altijd uit je mailbox te weren. Voor de zoveelste keer mail van BOL.com, Albelli, de Hema, Facebook, de ANWB, D-reizen, AH, etc. Zit je er echt op te wachten? Of denk jij dat je zonder kunt. Je kunt het in ieder geval proberen. Meld je af!

En als je een mail gelezen hebt, wis hem dan meteen. Hoe vaak lees jij je mail voor een tweede keer? Ja, die van je moeder of broer of vriend(in), maar verder? GET RID OF IT! En als je dingen wel wilt bewaren, dan maak je daar ook weer speciale mapjes voor. Hoe dat moet staat beschreven op internet. En oh ja: sommige mensen printen hun mail uit. Waarom? Geen idee! Meestal heb je een enorm grote back-up bij je mailadres van Google of Outlook.

Mapjes voor je bankmail, belasting(adviseur), energieleverancier, telefonieabonnement, etc. zijn super handig. Al moet je je afvragen of je de zelfde informatie ook niet via een MijnKPN, MijnESSENT, etc kunt opvragen. Als dat zo is, dan weet je dat je het kunt wissen. En is een gezamenlijk emailadres wellicht handig voor dit soort zaken?

Tot slot: zorg ervoor dat iedereen in het huishouden (en als je alleen woont, dan ben JIJ dat) in de mail of in een archiefbakje eenvoudig toegang heeft tot de te verwerken stukken. Spreek af wie de gezamenlijke post behandelt of dat jullie dit samen zullen doen. Doe met de post wat nodig is en administreer het in je vers gemaakt mappen!

Als je nu scherp oplet op wat je uit je inbox kunt weren (digitaal en papiertechnisch), dan heb je straks alleen nog maar nieuwe verzekeringspolissen, pensioenoverzicht, rekeningen en declaraties te verwerken.

Stap 6: je inkomende rekeningen

Of je het nu wilt of niet: het leven kost geld. Het begint met het dak boven je hoofd en eindigt met je begrafenisverzekering. De belangrijkste tip: laat ALLES automatisch afschrijven. Dat voorkomt dat je te laat bent met betalen. Dat levert soms bizar hoge boetes op. Die zijn zelfs zo hoog dat het op oplichting lijkt. Door te automatiseren voorkom je ellende.

Sommige zaken kunnen niet automatisch. Die krijg je los van alles binnen. Als dat gebeurt, zet ze dan direct in je internetbankieren. Eventueel met een datum in de toekomst. Dan kun je het niet vergeten.

En stel dat je TOCH een keer te laat bent met betalen, zorg er dan voor dat je al direct bij de eerste aanmaning het geld overboekt. Dat is meestal nog zonder extra kosten. En het geeft je ruimte in je hoofd.

 

Stap 7: Jaarlijkse APK

Okay dit was het! Je hebt je administratie op orde en je gaat het vanaf nu veel makkelijker bijhouden, omdat je de (elektronische) brievenbus hebt dichtgeplakt. Beloon jezelf met een kop koffie of een glaasje fris of wijn en zet in je agenda dat je volgend jaar op exact dezelfde dag opnieuw alles gaat doorlopen. Een APK van je administratie noem ik dat. En dat is nodig ook, want volgend jaar kun je weer dingen weggooien.

Ik geef je nog vlug wat aanwijzingen, want TIPS zijn altijd welkom toch? En wellicht dat je nu nog alsnog op gaat staan om sommige papieren weg te gooien die je net zo netjes in mappen hebt ondergebracht. Gelukkig maar dat je ze snel kunt traceren!

Bewaar van je salarisstroken alleen de laatste twee jaar. Voor je jaaropgaven geldt een termijn van vijf jaar. Bewaar je bankafschriften vijf jaar. Bewaar je jaarafrekeningen van gas, stroom en water drie jaar. Bewaar je aangifte en aanslagen van de belastingdienst vijf jaar. Bewaar alleen de laatste polissen van de zorgverzekering, aansprakelijkheidsverzekering particulieren (AVP), inboedelverzekering en de WA- en inzittendenverzekering (als u een auto heeft). Bewaar alles wat met kosten voor vervoer, kinderen en scholing te maken heeft nog vijf jaar.

Zo. Klaar is Kees!

PS – Als jij geen zin hebt om het zelf te doen, dan kun je gebruik maken van mijn aanbieding: voor €45 per uur (excl BTW) heb jij een perfecte administratie!

4 thoughts on “Zeven tips om je administratie weer op orde te krijgen”

  1. Je site ziet er mooi uit! lekker overzichtelijk ook.
    Je verhaal over die reclame uitingen van loterijen en dergelijke komt me heel bekend voor. Een oud-collega van me was het op een gegeven moment zo zat, dat hij een brief heeft gestuurd. Hij schreef dat hij geen loten kocht omdat hij die maand erg krap zat maar dat ze het bedrag vandaag nog op zijn bankrekeningnummer mochten bijschrijven. Hij heeft nooit meer wat van ze gehoord 🙂

  2. Ik heb vaak het probleem dat ik te veel dingen tegelijk wil doen, omdat ik nu eenmaal een bezige bij ben. Toch merk ik dat ik me maar op een ding moet focussen, wanneer ik mijn administratie of boekhouding doe. Fouten wil je natuurlijk voorkomen. Wanneer ik post krijg, sorteer ik dit meteen in mappen, daarmee bespaar ik ook weer tijd!

  3. Stap 3, het sorteren, is naar mijn idee het allerbelangrijkst. Naast dat sorteren werkt het voor mij goed om elke week een klein moment vrij te maken voor mijn administratie. Zo voorkom ik achterstallige betalingen en weet ik precies hoe mijn financiële situatie ervoor staat!

  4. Bedankt voor het delen van de tips. Ik ga het stappenplan zeker volgen om mijn administratie weer op orde te krijgen. Daarnaast wil ik binnenkort mijn belastingaangifte doen. Op deze manier hoop ik een goede structuur en overzicht te krijgen en te behouden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *